Tätigkeitsbeschreibungen für Wissenschaftler

[Vogel.dresden]

Jetzt habe ich wohl das gleiche Problem. Seit ca. einem Jahr bin ich für die Personalarbeit an einer Hochschule verantwortlich. Mir liegt die schriftliche Auflage vor, die Tätigleitsbeschteibungen zu aktualisieren und eine tarifgerechte Eingruppierung herzustellen. Die Stichprobenprüfung an unserer Hochschule ergab im Jahr 2009, dass 67% der Tätigkeitsbeschreibungen nicht aktuell sind bzw. "der Nachweis der tarifgerechten Eingruppierung nicht erbracht sei".

Inhaltlich ist mir das im Wesentlichen schon klar. Methodisch habe ich da ein Problem. Wie gehe ich denn da ran - das sind so ca. 800 Eingruppierungen und Einreihungen, die zu prüfen wären. Dafür habe ich hier vier Mitareiter, die sonst auch ausgelastet sind, zur Verfügung. Termin ist für mich der 1. September 2009. Ich sehe nicht, dass das machbar ist. Hat da jemand eine Idee?

Oh, Oh,

setze Dich mal bitte mit mir per email in Verbindung. Besser wärs gewesen, die Tätigkeitsbeschreibungen wären, zumindest ganz überwiegend in Ordnung gewesen. Wie hast Du die Tätigkeitsbeschreibungen von Deinem Vorgänger übernommen? Sind die beanstandeten Mängel noch auf Deinen Vorgänger zurückzuführen? Sicher doch oder?

Hast Du das im Übernahmeprotokoll. Ich empfehle für eine Übernahme sich ein wenig Zeit zu lassen (wenn geht) und auch die Tätigkeitsbeschreibungen der Mitarbeiter mal "durchzublättern". Wenn die zum großen Teil nicht aktuell waren (ist am Erstellungs-/Aktualisierungsdatum erkennbar), dass einfach im Protokoll der Übernahme festzuhalten. Das geht aber auch jetzt noch, wenn man sich einen groben Überblick verschafft hat.
Ich höre oft davon, dass bei Übernahme von wichtigen Funktionen in der öffentlichen Verwaltung "Kontrollen" eintreffen, welche vom scheidenden Vorgänger verhindert oder zeitlich hinausgeschoben wurden.
Das Protokoll, dass nach Verschaffen des Überblicks bei denTätigkeitsbeschreibungen selbst Mängel festgestellt wurden, ist sicher nur für deine "Absicherung".
Eine Lösung des Problems wurde damit noch nicht gefunden.
Schau mal, es gibt auch für die Länder sog. Externe, die Dir mal eine Analyse des Ist- Zustandes der Tätigkeitsbeschreibungen in so 3 Monaten über 800 Mitarbeiter anfertigen können. Wenn Du in Deinem zuständigen Länderministerium nachfragst, kann Dir sicher jemand sagen, welche Firma das sehr sicher hinbekommt und schon oft gemacht hat. Alleine wirst Du in der Zeit nicht zurande kommen. Wenn Du dann eine ordentliche Analyse zum Sachstand der Tätigkeitsbeschreibungen hast, kannst Du weiterüberlegen, welche Maßnahmen sinnvoll sind. Erst braust Du einen guten Überblick.

[Personalpeter]

Da muss ich zur Ehrenrettung von uns Personalern mal was sagen. Wie soll ich mir denn bei der Übergabe, im vorliegendem Falle sind das ca. 800 Stellen von Mitarbeitern, ein korektes Bild machen. Dann noch die Stellenbeschreibungen / Tätigkeitsbeschreibungen. Ich schau mir erst mal die Arbeitsverträge an - erscheinen mir wichtiger.

[Vogel.dresden]

Da muss ich zur Ehrenrettung von uns Personalern mal was sagen. Wie soll ich mir denn bei der Übergabe, im vorliegendem Falle sind das ca. 800 Stellen von Mitarbeitern, ein korektes Bild machen. Dann noch die Stellenbeschreibungen / Tätigkeitsbeschreibungen. Ich schau mir erst mal die Arbeitsverträge an - erscheinen mir wichtiger.

Ja, komliziert ist das mit der Übernahme in einer Funktion als Dezernatsleiter / Amtsleiter Personal oder wie dies im vorliegendem Fall an der Hochschule heißt, immer. Da gebe ich Dir schon recht.

NUR bei einem solchen Arbeitsbereich von 800 Mitarbeitern lasse ich mir die zu übergebenden Unterlagen auch nicht einfach vor die Füße werfen. Ein Woche zur Übernahme sollte mindestens drin sein. Ansonsten würde ich schon zu Protokoll geben, dass keine Zeit für die Übernahme bestand und die übergebenen Unterlagen nicht gesichtet werden konnten.

Bei der Frage der Wichtigkeit der Tätigkeitsbeschreibungen, diese als zweitrangig anzusehen, habe ich eine andere Auffassung. Das wird in der Praxis unterschätzt.

1. Daran hängt die Eingruppierung / Einreihung meiner Leute und deshalb das so unwichtige Geld für die Leistung.
2. Daran hängt, welche Leistungen meine Leute zu erbringen haben, und was mein Chef von denen in der Arbeitszeit abfordern kann.

Das heist das Wohl und Wehe meiner Einrichtung hängt von diesen Zetteln ab. Das ist bei mir das ALLERERSTE was ich mir in Ruhe ansehe. Wenn die Dinger, wie vorliegend z. B. überwiegend älter als 6 Jahre sind, kannst Du davon ausgehen, dass die Tarifautomatik nicht mehr funktioniert. Die Aufgabenstellungen an die Mitarbeiter von vor 6 Jahren stimmen doch wohl kaum heut mit den Tatsachen noch überein. Da brauche ich nur stichpunktartig zu schauen, wann die letzte Aktualisierung der Tätigkeitsbeschreibungen vorgenommen wurde und ich weiß ob mein Vorgänger tatsächlich gearbeitet hat oder nicht. Wenn die Tätigkeitsbeschreibungen nicht mehr i. O. sind, habe ich schlechte Karten - ganz schlechte. Ich kann die notwendige Leistung nicht einfordern, ich zahle nicht tarifgerecht (egal ob zu hoch oder zu tief - beides ist schlecht), keiner fühlt sich mehr an etwas gebunden. Der Haushalt oder Wirtschaftsplan stimmt nicht. Ganz abgesehen von den persönlichen Folgen bei nicht tarifgerechter Eingruppierung und möglichem Schadenersatz. Im Prinzip kannst Du eine Selbstanzeige machen, wenn bei Dir ganz offensichtlich die Eingruppierungen falsch sind. Unwissenheit schützt da auch vor Strafe nicht. Also Tätigkeitsbeschreibungen haben bei mir seit über 20 Jahren höchste Priorität.

[Andreas]

Da muss ich zur Ehrenrettung von uns Personalern mal was sagen. Wie soll ich mir denn bei der Übergabe, im vorliegendem Falle sind das ca. 800 Stellen von Mitarbeitern, ein korektes Bild machen. Dann noch die Stellenbeschreibungen / Tätigkeitsbeschreibungen. Ich schau mir erst mal die Arbeitsverträge an - erscheinen mir wichtiger.

Ja, komliziert ist das mit der Übernahme in einer Funktion als Dezernatsleiter / Amtsleiter Personal oder wie dies im vorliegendem Fall an der Hochschule heißt, immer. Da gebe ich Dir schon recht.

NUR bei einem solchen Arbeitsbereich von 800 Mitarbeitern lasse ich mir die zu übergebenden Unterlagen auch nicht einfach vor die Füße werfen. Ein Woche zur Übernahme sollte mindestens drin sein. Ansonsten würde ich schon zu Protokoll geben, dass keine Zeit für die Übernahme bestand und die übergebenen Unterlagen nicht gesichtet werden konnten.

Bei der Frage der Wichtigkeit der Tätigkeitsbeschreibungen, diese als zweitrangig anzusehen, habe ich eine andere Auffassung. Das wird in der Praxis unterschätzt.

1. Daran hängt die Eingruppierung / Einreihung meiner Leute und deshalb das so unwichtige Geld für die Leistung.
2. Daran hängt, welche Leistungen meine Leute zu erbringen haben, und was mein Chef von denen in der Arbeitszeit abfordern kann.

Das heist das Wohl und Wehe meiner Einrichtung hängt von diesen Zetteln ab. Das ist bei mir das ALLERERSTE was ich mir in Ruhe ansehe. Wenn die Dinger, wie vorliegend z. B. überwiegend älter als 6 Jahre sind, kannst Du davon ausgehen, dass die Tarifautomatik nicht mehr funktioniert. Die Aufgabenstellungen an die Mitarbeiter von vor 6 Jahren stimmen doch wohl kaum heut mit den Tatsachen noch überein. Da brauche ich nur stichpunktartig zu schauen, wann die letzte Aktualisierung der Tätigkeitsbeschreibungen vorgenommen wurde und ich weiß ob mein Vorgänger tatsächlich gearbeitet hat oder nicht. Wenn die Tätigkeitsbeschreibungen nicht mehr i. O. sind, habe ich schlechte Karten - ganz schlechte. Ich kann die notwendige Leistung nicht einfordern, ich zahle nicht tarifgerecht (egal ob zu hoch oder zu tief - beides ist schlecht), keiner fühlt sich mehr an etwas gebunden. Der Haushalt oder Wirtschaftsplan stimmt nicht. Ganz abgesehen von den persönlichen Folgen bei nicht tarifgerechter Eingruppierung und möglichem Schadenersatz. Im Prinzip kannst Du eine Selbstanzeige machen, wenn bei Dir ganz offensichtlich die Eingruppierungen falsch sind. Unwissenheit schützt da auch vor Strafe nicht. Also Tätigkeitsbeschreibungen haben bei mir seit über 20 Jahren höchste Priorität.

Exakt - sehe ich heute auch so. Der Bericht zur Prüfung der Eingruppierungen sagt eigentlich nichts anderes. In meinem nächsten Leben als Personalleiter werde ich auch darauf als erstes schauen. Kann sich jeder drauf verlassen! @Vogel.dresden hat recht, da steckt die meiste Brisanz aber auch Arbeit drin. Die Anstellungsverträge sind meist Rahmenverträge und fast immer gleich, da ist die Fehlerquote relativ gering.

Hilft mir aber im Moment nicht weiter. Richtig ist, ich werde versuchen, durch einen "Dritten" eine Analyse machen zu lassen, wie der Zustand der Tätigkeitsbeschreibungen und Eingruppierungen sowie der wenigen Einreihungen wirklich ist - völlig ungeschönt. Da weiß ich, wo ich ansetzen muss.

Dann will ich schon anfangen und Erhebungen zu den auszuführenden Tätigkeiten der Mitarbeiter anfertigen. Da blickt keiner so richtig durch und da weiß auch keiner wie das aufzuschreiben ist. Muss ich nun 6 Monate von ALLEN ALLE Tätigkeiten aufschreiben lassen? Das gibt ÄRGER! Ich habe gehört, dass man das machen muß???!!! Also, wie fange ich das an, mit der Erhebung der Tätigkeiten und der Bemessung der Zeitanteile dafür????!!!!
Lasse ich die Arbeitsvorgänge auch schon aufschreiben oder ordne ich die Tätigkeiten dann den Arbeitsvorgängen zu, die ich selber (möglichst zweckmäßig) gebildet habe? Wie bekomme ich die Plausibilität der aufgeschriebenen Zeitanteile heraus. Ich kann mich doch nicht mit der Stoppuhr neben den Professor setzen und sagen "nun schreib mal eine Vorlesung fertig", der schmeist mich raus - und zu Recht.

Habt Ihr da praktische Erfahrungen?

[4-Korn]

Kann dir nachfühlen, Andreas! Ich stand und stehe z. T. noch in einem gleichen Problem. Bin Kauf. Ltr. in einem Institut in Brandenburg. Bei mir waren es nur 200 Stellen, bei denen die Tätigkeitsbeschreibungen zu aktualisieren waren und die Eingruppierung bzw. Einreihung tarifgerecht zu vollziehen war. Alleine hätte ich es auch nicht geschaft. Das sage ich ganz ehrlich. Ich habe mir die Erhebungen für die Tätigkeiten und Zeitanteile machen lassen. Das hatte den Vorteil, dass mir niemand sagen konnte, dass ich voreingenommen die Erhebung der Tätigkeiten meiner Leute vorgenommen hätte. Ich hab mir das von der RENTA CONTROL UNION machen lassen, die haben da 25 Jahre Erfahrung drin. Seit dieser Zeit bin ich auch hier im Forum.
Wenn du also in Schwierigkeiten bist wende dich bitte gern an mich - ich helfe dir weiter. Ich kann dir relativ genau sagen wie das geht. Geht auch über die RENTA CONTROL UNION, die schicken dir unverbindlich Material, mit dem du wirklich erst mal arbeiten kannst und auch schnell weiterkommst.

[jop]

Bei den Aufschreibungen der Tätigkeiten eines Mitarbeiters in der öffentlichen Verwaltung usw. (auch deine UNI) bestehen mehrere Vorgehensweisen. Es ist nicht immer von Nutzen, die Aufschreibung über 6 Monate auszuführen. Es besteht z. B. die Möglichkeit, eine Aufschreibung aus Erinnerung anfertigen zu lassen. Da kommst du schneller vorwärts und der Aufwand könnte nicht gar zu groß sein. Ich hab dir mal den Link hier her gegeben, wo du diese Dinge im Org-Handbuch des BMI nachlesen kannst. Ist für dein Anliegen passfähig. Schau dir das mal am Wochenende an. Meine "Vorgesetzten" aus der oberen Landesbehörde nutzen das auch.

Viel Glück:

http://www.orghandbuch.de/nn_467052/Org ... __nnn=true

Such dir dringend einen "Erfahrungsträger" der das schon oft gemacht hat. Sonst erfindest du das Fahrad mehrfach. Wäre schade. Kannst du nicht mit deinem Vorgänger reden? Haben deine Mitarbeiter in der Personalabteilung noch keine Erhebungen gemacht? Du kannst auch eine andere UNI fragen - da müssten doch Amtskollegen auf Landesebene da sein, die dir helfen könnten.

[Andreas]

Bei den Aufschreibungen der Tätigkeiten eines Mitarbeiters in der öffentlichen Verwaltung usw. (auch deine UNI) bestehen mehrere Vorgehensweisen. Es ist nicht immer von Nutzen, die Aufschreibung über 6 Monate auszuführen. Es besteht z. B. die Möglichkeit, eine Aufschreibung aus Erinnerung anfertigen zu lassen. Da kommst du schneller vorwärts und der Aufwand könnte nicht gar zu groß sein. Ich hab dir mal den Link hier her gegeben, wo du diese Dinge im Org-Handbuch des BMI nachlesen kannst. Ist für dein Anliegen passfähig. Schau dir das mal am Wochenende an. Meine "Vorgesetzten" aus der oberen Landesbehörde nutzen das auch.

Viel Glück:

http://www.orghandbuch.de/nn_467052/Org ... __nnn=true

Such dir dringend einen "Erfahrungsträger" der das schon oft gemacht hat. Sonst erfindest du das Fahrad mehrfach. Wäre schade. Kannst du nicht mit deinem Vorgänger reden? Haben deine Mitarbeiter in der Personalabteilung noch keine Erhebungen gemacht? Du kannst auch eine andere UNI fragen - da müssten doch Amtskollegen auf Landesebene da sein, die dir helfen könnten.

1. Mittarbeiter/innen fragen ist gut. Der Zustand der "Aktualität" der Tätigkeitsbeschreibungen berägt zwischen 5 und 18 Jahren. Wenn aktualisiert wurde, dann hat man die alten Beschreibungen abgeschrieben und vielleicht eine dazukommende Tätigkeit ergänzt. In der Regel bestehen die Beschreibungen aus den Jahren 1991/1992. Hat der Stelleninhaber gewechselt, hat man die "ALTEN" abgeschrieben und das manchmal noch falsch. Begründungen zur vorgenommenen Eingruppierung bestehen nicht oder nur fragmentarisch. Die Arbeitsvorgänge sind zum großen Teil unzweckmäßig gebildet, so dass jedem Anfänger (so auch unserem Träger) die Falschheit ins Auge stechen mußte. Bei mir sind meine Mitarbeiterinnen nicht in der Lage, weder die Erfassung der Tätigkeiten mit den jeweiligen Leitern zu machen, noch eine vernunftige und halwegs tarifgerechte Eingruppierung hinzukriegen. So einfach ist das! Die haben das noch nie machen müssen.

2. Die Kollegen in den Hochschulen haben alle mit sich selbst zu tun. Außer einem gut gemeinten Rat - kann ich da gegenwärtig nichts erwarten. Habe ich schon versucht.

Auch aus diesen Gründen und aus zeitlichen Notwendigkeiten habe ich das mal hier im Forum versucht. Der Tip kam von der Landesregierung. Das Forum ist so ziemlich das einzigste im öffentlichen Bereich in Deutschland, was nutzbar ist, wenn Erfahrungen anderer benötigt werden. Ich habe z. B. mal interessenhalber beim Thema Gebührenkalkulationen und Abwasser geschaut, hoch interessant. Brauche ich selbst aber leider nur privat. Ich hoffe, ich bekomme hier ein wenig Hilfe im Thread und einige Anregung. Ist ja auch z. T. schon sehr zeitnah passiert.

Aber danke erst einmal für deinen Link mit dem Orghandbuch. Bei Methoden der Analyse bin ich schon mal fündig geworden. Habe nicht gewusst, dass es dieses Orgbuch vom BMI gibt. Ist erst mal nicht schlecht. Werde ich mir am Wochenende mal genau ansehen.

[Vogel.dresden]

Meine Hilfe bekommst du auch und jederzeit. Arbeite zwar in einer oberen Behörde eines Freistaates und bin für Wissenschaft und Kunst zuständig, "betreue" auch Hochschulen - helfe dir aber gern in der Not, soweit ich das praktisch noch kann. Habe dir per PN einige Vordrucke und Merkblätter zur Anferigung der Aufschreibungen zugesendet. Bei Fragen bitte zurückmailen. Bitte nicht telefonieren, sonst bekomme ich mit meinem Diensherren Ärger.

Bitte denke an den Personalrat! Der MUSS bei den Erhebungen rechtzeitig informiert werden. Keine personenbezogenen Daten erheben, sonst stehst du in der Bildzeitung wie die Telecom.

Bis bald und trotzdem ein schönes Wochenende - lasse den Kopf nicht hängen. Wir helfen dir hier alle. Machen musst du es natürlich selbst. Wenn du am Wochenende Fragen hast, immer los - habe den PC immer mal an und schaue ins Forum.

[Personalpeter]

Von mir kommt auch jederzeit Hilfe, sag was du brauchst oder was nicht klar ist. Erst mal eine ordentliche Analyse machen, wie der Zustand tatsächlich ist. Blos heute geht es zum "Tag der Bereiung" leider nicht, muss noch Plakate malen und Losungen entwickeln. Also"vorwärts immer, rückwärts nimmer".

[sachsenjäger]

Habe dir Material geschickt. Ist lediglich die Sicht eines Verwaltungsjuristen. Kann u. U. hilfreich sein. Fragen? Bitte hier im Forum oder per PN.