Ablauforganisation und Geschäftsprozessoptimierung

[Kaktusblüte]

Mit der ausreichenden Beherrschung der Ablauforganisation und der damit einhergehenden Geschäftsprozessoptimierung der Verwaltungsprozesse, lassen sich bis zu einem Drittel aller Kosten in der öffentlichen Verwaltung einsparen. Dies geht aus den vorliegenden Ergebnissen von über 40 kommunalen Projekten und solcher in Nachfolgeeinrichtungen der Länder zur Optimierung der Verwaltungsprozesse hervor, so die Studie der RENTA CONTROL UNION aus 2010. Die Optimierung ist mit einer quantitativen und qualitativen Personalbedarfsanalyse zu verbinden.

Die Ergebnisse zur Optimierung der Verwaltungsorganisation waren erwartungsgemäß und verwundern kaum. Die übergroße Mehrheit aller Bemühungen zur Konsolidierung der Haushalte der öffentlichen Hand waren bisher darauf abgestellt, vorwiegend und punktuell Reserven des ersten Zugriffes, unter anderem nach vorgegebenen Kennzahlen zu erschließen. Erforderlich bleibt selbstverständlich noch eine punktuell ausgeführte Aufgabenkritik, die isolierte Prüfung von Standarts, das einseitige Abflachen der Hirarchien, die von den Geschäfts- oder Verwaltungsprozessen zu oft getrennte Bemessung des Personals und... und...und.... Neben den Reserven des ersten Zugriffs treten nun immer stärker die Geschäftsprozesse, welche für das Ergebnis der tatsächlich notwendigen Leistungen der öffentlichen Hand erforderlich sind in den Mittelpunkt der Betrachtungen. Diese zu optimieren bedarf zunächst einer sehr detaillierten Kenntnis aller Leistungen und Leistungsergebnisse der jeweiligen Kommune oder Einrichtung. Zu jeder Leistung sind dabei die auszuführenden Geschäftsprozesse und die dazu in Qualität und Quantität erforderlichen Stellen zuzuordnen. Dies ist bereits in kleinen Gemeinden oder Einrichtungen in seiner Komplexität schwierig "mit Zettlel und Bleistift" zu überschauen. Es tritt hinzu, dass die jeweiligen Stelleninhaber das erHier einmal ein Blick auf ein sehr einfaches komworbene Herrschaftswissen zu den wirklich notwendigen Geschäftsprozessen insbesondere dann nicht gern preisgeben möchten, wenn dort ein hohes Konsolidierungpotential besteht.

Es lassen sich aber eine Vielzahl wichtiger Konsolidierungspotentiale im Zusammenhang nachhaltig lösen. Eine solche Vorgehensweise, welche hier nur in knappen auszugen und sehr unvollständig dargestellt werden kann, birgt Vorteile zu einer einseitigen und nur punktuell ausgeführten Berachtungsweise von Konsolidierungsaufgaben.
Mochten Sie mehr Informationen zur v. g. Studie oder zur ganz praktischen Vorgehenseise bei der Optimierung Ihrer Ablauforganisation? Diese bedarf ganz sicher ein detailliertes und in Zusammenhängen vorgehendes Handeln und viel Erfahrung, erzeugt aber auch hohe Konsoliderungseffekte und verspricht ca. 1/3 an Prozesskosteneinsarungen. Es lohnt sich in der Tat auch die "verborgenen" Reserven aufzudecken.